无准备，不开会！
很多时候，会议效果不好，是准备工作没有做足。
为了尊重别人的时间，提升会议的高效和有效性，提前准备会议方案还是很有必要的。
1.会议时长
会议不是越长越好，人全神贯注的注意力最多只保持40分钟，所以每一次会议最佳的时长应不超过一个小时。
能一个小时开完的，绝不多开一分钟。
就像吃东西，吃多少，拿多少，不要往盘子里放太多东西，尽管3分钟看似不长，但这种坏习惯会导致累计浪费几个小时，你给自己的时间比原本需要的时间多，就相当于把宝贵的时间都扔掉了。
所以组织者一定要根据会议的主题、目的及发言的人数设置合适的总时长，并且在过程中进行提醒。
乔治.伯思斯说“优质讲话的秘诀在于有一个好的开头和结尾，并让两者尽可能地接近。”
2.会议主题及目的
会议的主题务必清晰明确，主题即是本次会议讨论的议题，以及围绕此议题，最终要解决哪些问题，达成什么样的目标。
是为了对关键事件做出重大决策，还是仅限对某个主题进行讨论，是只需在规定的时间内完成任务，还是要在明确的时间点提交意见和结果。
并且，会议主题不宜过多，本着开一次会议至少要解决一个实际的问题。
同时，让与会者清楚各自的角色，和需要为此主题做哪些相应的准备。
3.合适的参与人
在会议中经常会出现一些看似相关，其实并不直接相关的人，导致会议延迟和效果不佳。
除了会议发起部门及相关人之外，和此会议有直接利益或后续直接负责此项工作及对接的人员参与，其他如“间接负责的人、或通过部门长即可将工作安排下去的、不需要发言和记录，未准备充分的人等”其实未必都需要参加。
合适的参与人，既能提升会议的有效性，也是尊重他人的时间。
4.会议的风格
会议风格指的是会议通过什么样的形式进行。
是坐着开会，还是站着完成。是用ppt展示，还是直接对话的方式。
能站着就开完的，尽量不要坐着，坐着开会虽然舒适，但会让与会者忽略时间的流逝。
并且发言的人要站在参会的人群之间，这种暗示会议时间不会太长，可以给大家一种超时的紧迫感，不会持续很久，这样会更快说到重点。
若不用ppt，可以让参会的人更能将注意力放在你的身上，也会让主讲人讲的更精简和高效一些。
当你说的内容越少的时候，听众反而听到的内容越多。
5.会议中要各司其职
会议中的每个角色明确分工也是保障会议有效的前提。
谁来发起组织开会更合适；
谁来主讲，主讲的内容是什么；
参与的人除了作为听众，还需要做哪些事情；
谁来记录合适，有没有提前准备好记录的电子表模板；
清晰的职责分工，可以让会议更高效，有效地调动各方资源的同时，让会议更顺利进行下去，同时保证最终的效果和目的。
6.提前发布会议通知
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